Промоутерам

Определение. Клубными промоутерами для данных правил считается лицо или группа лиц, предлагающее на определенных условиях свои услуги в организации и проведении мероприятия в А Клубе.

Общая часть. Мероприятие, предлагаемое промоутером для проведения в А Клубе должно соответствовать уровню клуба, его концепции и общему духу.

Предварительный этап

  1. Подача заявки на организацию и проведение мероприятия промоутером осуществляется не позже 20 числа месяца предшествующего месяцу проведения мероприятия (например, если предполагаемая дата мероприятия 24 апреля, заявку необходимо подать не позже 20 марта).
  2. Подача заявки осуществляется путем заполнения формы на сайте клуба в разделе «заявка на выступление».  В последнем пункте (Дополнительная информация) обязательно укажите:
    • предложение о цене билета,
    • планируется ли наличие флаера
    Обязательно указание контактной информации промоутера – ФИО, мобильный телефон, адрес электронной почты.
  3. В случае, если артист (группа), заявленная промоутером как участник мероприятия, выступает в А Клубе впервые, к заявке необходимо приложить демо-запись соответствующего артиста (группы).
  4. Максимальное количество групп, которое может участвовать в мероприятии организуемом промоутером – три.
  5. Администрация клуба обязуется рассмотреть заявку не позднее чем в 5-дневный срок со дня получения заявки, после чего извещает промоутера о принципиальном согласии/несогласии проведения мероприятия в А клубе.
  6. При возникновении вопросов по заполнению заявки, или технической невозможнсотью отправить заявку с сайта — свяжитесь с арт-диретором клуба: aclub@bk.ru

Подготовка проведения мероприятия (анонсирование)

  1. После принятия принципиального решения обязательна очная встреча арт-директора клуба с промоутером для окончательного согласования деталей мероприятия и подписания договора о проведении мероприятия (скачать договор).
  2. Администрация клуба оставляет за собой право отказаться от намерения проведения мероприятия в случае возникновения непреодолимых разногласий с промоутером во время обсуждения деталей мероприятия.
  3. Артисты/ группы, задействованные в мероприятии должны подтвердить свое участие непосредственно арт-директору клуба.
  4. В случае привлечения промоутером спонсора для организации мероприятия необходимо принципиальное согласие на это администрации клуба. В случае согласия, все детали визуального или вербального присутствия спонсора на полиграфической продукции (афишах, флаерах и т.д), а так же во время мероприятия в клубе подлежат обязательному детальному обсуждению и утверждению администрацией клуба.
  5. Внимание! Рекламной площадкой в случае п. 12 данных правил является А Клуб, поэтому размещение промоутерами на своем мероприятии привлеченной им рекламы должно находиться в ведении администрации клуба.
  6. После окончательного согласования деталей мероприятия внесение промоутером изменений в план мероприятия во время его проведения недопустимо.

Анонсирование мероприятия

  1. Промоутер имеет право задействовать все медийные ресурсы, имеющиеся в распоряжении клуба для продвижения мероприятия.
  2. Не позднее, чем за 2 недели до мероприятия промоутер обязан предоставить макет афиши, флаера мероприятия для согласования, отослав его на адрес электронной почты aclub@bk.
  3. Макет афиши должен соответствовать достойному уровню обще-художественного плана, концепции мероприятия и общему стилю клуба.
  4. Флаеры на мероприятие должны иметь документальную форму, поддающуюся подсчету и хранению в кассе клуба.
  5. При самостоятельной расклейке афиш не допускается их размещение на городских афишных тумбах (это собственность компании ООО «Смолинформ»), заклейка чужих афиш (если дата мероприятия этих афиш еще не прошла), а так же на поверхностях, являющихся чей-либо собственностью (стены офисов, магазинов и т.д.), в местах, расклейка афиш в которых наносит эстетический вред нашему городу. При возникновении претензий к клубу в случае нарушения данных правил, всю меру административных и прочих взысканий в отношении клуба несет промоутер (согласно подписанному договору).
  6. При размещении топиков на интернет-ресурсах к любой афише концерта, мероприятия, вечеринки, фестиваля должен быть прикреплен анонс (пресс-релиз).
  7. Всегда в анонсе должны быть указаны: дата; время начала программы; место проведения (в текстовом варианте это должно выглядеть как А Клуб); организаторы; стоимость входного билета, содержащего дополнительные скидки и бонусы; телефоны для дополнительной информации и заказа столов (35-87-56); адрес клуба (ул.Кирова 29 б); интернет-ресурс (www.a1club.ru).

Финансовые отношения с промоутером

  1. Промоутер получает процент от продажи билетов, заранее оговоренный в договоре.
  2. Все дополнительные расходы на организацию и проведение мероприятия (работа ди-джея-резидента клуба,  светорежиссера и  звукорежиссера -резидентов клуба, при необходимости и при согласовании — транспортные расходы, дополнительная работа техников, аренда дополнительного оборудования) клуб и промоутер так же делят в процентном соотношении.
  3.  
  4. Расчет выплаты промоутеру строится следующим образом: оговоренный процент от: сумма от продажи билетов минус доп расходы.
  5. В случае, если в фестивальном выступлении задействованы более трех групп, стоимость работы звукорежиссера увеличивается на 500 руб. за каждую дополнительную группу. Эти дополнительные расходы клуб и промоутер делят в процентном соотношении.
  6. Расчет клуба с промоутером осуществляет арт-директор клуба, а в его отсутствие –администратор, сразу после окончания мероприятия, согласно предоставленному сценарию.
  7. Расчет с промоутером производится только после проверки техником целостности и исправности клубного оборудования, задействанного в мероприятии.
  8. Расчет с привлечеными промоутером для программы артистами и техперсоналом — нерезидентами клуба (в т.ч. ди-джеями, звукорежиссерами и проч.),  промоутер производит самостоятельно и по своему усмотрению из своей доли дохода.
  9. В случае долевого участия промоутера в распределении дохода от продажи билетов на мероприятие, производство полиграфической продукции (афиши, флаеры) осуществляется промоутером в виде авансирования собственных средств.

Проведение мероприятия

  1. Промоутер обязан обеспечить своевременную явку задействованных в мероприятии артистов на саунд-чек, определить очередность групп в отстройке звука в обратном порядке их выступления (группа, играющая первой, отстраивается последней).
  2. За час до открытия клуба промоутер обязан закончить саун-чек, предоставить администратору клуба список задействованных в мероприятии артистов с указанием фамилий и имен.
  3. Промоутер имеет право внести в список на бесплатный вход в клуб лиц, не задействованных в мероприятии, но не более 10 человек. Эти лица указываются в списке как «гости».
  4. Мероприятия в А Клубе делятся на вечерние и ночные. Вечернее мероприятие начинается не позднее 19-00 и заканчивается не позднее 22-30 (включая сборы артистов). Ночное мероприятие начинается не позднее 23-00 и заканчивается не позднее 5-00. Начало проведения фестивалей оговаривается отдельно, в зависимости от количества участников. Тематические мероприятия оговариваются отдельно.
  5. По усмотрению промоутеров и администрации клуба допустимое время задержки концерта не более 30 минут.
  6. Промоутеры, не обеспечившие по вине задействованных в выступлении артистов своевременное начало концерта более чем на 30 минут сверхдопустимого, штрафуются на 50% от оговоренной суммы гонорара.
  7. Промоутер имеет право участия за наблюдением за входящими в клуб людьми, наличием у них билетов, соблюдением фейс-контроля. При возникновении замечаний промоутер должен обратиться к администратору.
  8. Длительность сольного концерта не дложна привышать 120 минут (два часа), фестивальных концертов (несколько групп) не более 240 минут (четыре часа). Однако , концерт в любом случае должен закончиться не позднее 22-30.
  9. В фестивальных выступлениях время, отведенное на одного участиника — не более 30 минут звучания (если в фестивале присутствует хед-лайнер, увеличение времени его звучания должно производиться за счет уменьшения времени выступления других участников).
  10. Промоутер может обратится непосредственно к охране только в случае возникновения ситуаций, требующих немедленного силового вмешательства, по всем остальным вопросам — к администратору клуба.
  11. Промоутер обязан контролировать соблюдение артистами дисциплины как во время выступления, так и в служебных помещениях клуба.
  12. В случае действий артистов, приведших к порче или неисправности собственности клуба, администрация клуба имеет право удержать с доли промоутера в распределении дохода от продажи входных билетов сумму эквивалентную стоимости причиненного ущерба.
  13. В клубе запрещено использование любых видов пиротехнических средств, фаер-машин, легковоспламеняющих жидкостей, а так же любых технических, химических и прочих веществ, которые могут привести к появлению открытого огня.
  14. Администрация клуба имеет право прервать мероприятие в случае намеренного нарушения артистами согласованного сценария мероприятия, а так же грубого нарушения дисциплинарных правил. Всю меру ответственности за это несет промоутер.
  15. Оценку уровня проведения мероприятия осуществляет экспертный совет клуба, присутствие одного из членов которого на мероприятии обязательно.
  16. Совет промоутеру — фотоотчет с мероприятия является действенной рекламой вас — как промоутера, поэтому озаботьтесь присутствием на вашем мероприятии фотографа достойного уровня. Мы с удовольствием разместим эти фотографии на сайте клуба.

Приложение 2

Правила поведения артистов в А клубе

Артисты, участвующие в мероприятии обязаны соблюдать следующие правила:

В гримерке клуба могут находиться артисты, чей выход на сцену следует непосредственно в данный момент и музыканты только что закончившие выступление.

Запрещается:

  1. Курение и распитие спиртных напитков в гримерке и на сцене.
  2. Нахождение в гримерке лиц, не занятых в выступлении.
  3. Несанкционированное использование клубного оборудования, находящегося в гримерке и на сцене.
  4. Использование на сцене различного рода веществ, способного привести к порче звукового и светового оборудования.
  5. Употребление со сцены ненормативной лексики, призывы к употреблению и распространению наркотических и психотропных веществ.
  6. Пропаганда терроризма, экстремизма, разжигание расовой, межнациональной и религиозной розни.
  7. Выступление в нетрезвом состоянии или состоянии наркотического опьянения.
  8. Совершение со сцены действий непристойного характера.

За небрежное отношение к инструментам, принадлежащим клубу, звуковому и световому оборудованию на сцене, приведшее к его неисправности с виновных удерживается 100% стоимости испорченного оборудования.

Приложение 2

Правила производства полиграфической продукции

  1. Дизайн афиш и флаеров доверяйте профессиональным дизайнерам.
  2. Количество флаеров на мероприятие не должно превышать 100 шт.
  3. Всегда при оформлении афиш и флаеров используйте оригинальный логотип А Клуба. Не допускается искажение логотипа. Разрешено только изменение цветовой заливки.
  4. Афиши на мероприятие, вечеринку, фестиваль должны соответствовать следующим требованиям:
    • формат не меньше А3 и не больше А2;
    • расклейка в специально отведенных местах (запрещено заклеивать посторонние афиши, в случае проблем с властями, клуб будет штрафовать промоутеров);
    • тираж от 50 до 1000 экземпляров. (тираж больше 1000 копий требует регистрации).
  5. Употребление иностранных слов в названии концерта, вечеринки или фестиваля должно соответствовать концепции заявленного мероприятия. В случае нарушения данного пункта организаторы несут ответственность согласно Федерального Закона РФ от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ «О рекламе» (ст.5 п.5).
  6. Не рекомендуется использовать в анонсах, афишах, флаерах, листовках следующих слов и словосочетаний: “Только у нас…”, ”Единственное шоу”, “Самая крутая”(ночь, вечеринка, группа), ”Самый популярный”, “Самый известный”, “Самый лучший” и т.п. Это допускаются, если данный факт документально подтвержден голосованием, опросом, анкетированием и т. д.